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(Politica Generale sulla Privacy e Protezione dei Dati Personali)

Data: 02/04/2025

Versione: 1.1 (Adattata al rynek włoski)

INTRODUZIONE

La presente Politica Privacy descrive le regole per la raccolta e il trattamento dei dati personali dei Clienti attuali e potenziali nell’ambito dell’attività economica svolta da MODERN FORMS Sp. z o.o. (di seguito: “MODERN FORMS”, “noi”, “ci” e “nostro”), inclusi gli utenti che visitano il sito web www.modernforms.it (di seguito complessivamente denominati “Utenti”). MODERN FORMS rispetta la Vostra privacy. Indipendentemente dal fatto che interagiate con noi come cliente, consumatore, persona interessata ai nostri prodotti e servizi, etc., avete diritto alla protezione dei Vostri Dati Personali. Tali dati possono includere nome e cognome, numero di telefono, indirizzo e-mail, ma anche altri dati come dati di geolocalizzazione, ecc.

Nella presente Politica Generale sulla Privacy e Protezione dei Dati Personali (di seguito, la “Politica”) descriviamo come raccogliamo i Vostri Dati Personali e perché lo facciamo, cosa ne facciamo, a chi li comunichiamo, come li proteggiamo e anche quali scelte potete effettuare in merito ai Vostri Dati Personali. La presente Politica si applica al trattamento dei Dati Personali nell’ambito di diversi servizi, strumenti, applicazioni, siti web, portali, promozioni di vendita (online), azioni di marketing, piattaforme social sponsorizzate, etc., che sono forniti o gestiti da noi o per nostro conto.

Questa Politica contiene principi generali e spiegazioni generali. È integrata da specifiche clausole informative riferite ai suddetti servizi, strumenti, applicazioni, siti web, portali, promozioni (online), attività di marketing, piattaforme social, ecc. Tali clausole informative specifiche Vi saranno fornite al momento in cui i Vostri Dati Personali verranno trattati nell’ambito di tali attività (ad esempio tramite siti web, portali, servizi di comunicazione individuale, newsletter, promemoria, sondaggi, offerte, eventi, ecc.).

La presente Politica si applica a tutti i Dati Personali raccolti e utilizzati da (o per conto di) MODERN FORMS Sp. z o.o..

Accettando le disposizioni della presente Politica, acconsentite al trattamento dei Vostri Dati Personali nelle modalità qui descritte.

Al termine della presente Politica troverete le definizioni dei termini chiave utilizzati (scritti con lettera maiuscola, ad es. Dati Personali, Trattamento, Titolare dei Dati).

CHI È RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DEI VOSTRI DATI PERSONALI?

Il soggetto responsabile del Trattamento dei Vostri Dati Personali (Titolare del Trattamento) è: MODERN FORMS Sp. z o.o., Dobrzechów 446b, 38-100 Strzyżów, Polonia. (MODERN FORMS Sp. z o.o. è una società registrata in Polonia – Registro Imprese KRS nr 0000736418, NIP (Partita IVA PL): PL 819-166-88-58, REGON: 380506825.)

A CHI POTETE RIVOLGERVI IN CASO DI DOMANDE O RICHIESTE? PUNTO DI CONTATTO PER LA PROTEZIONE DEI DATI

MODERN FORMS Sp. z o.o. ha istituito un Punto di Contatto per la Protezione dei Dati, incaricato di rispondere alle Vostre domande e richieste relative alla presente Politica, alle clausole informative, o ai Vostri Dati Personali (e al relativo Trattamento). Per qualsiasi domanda, reclamo relativo all’applicazione della presente Politica e al Trattamento dei Dati Personali, o richiesta relativa ai Vostri diritti, potete contattarci attraverso il Punto di Contatto per la Protezione dei Dati:

E-mail: iod@modernforms.pl

Indirizzo postale: MODERN FORMS Sp. z o.o., Dobrzechów 446b, 38-100 Strzyżów, Polonia.

PRINCIPI CHIAVE

Ci prendiamo cura dei Dati Personali che ci vengono affidati e ci impegniamo a trattarli in modo lecito, trasparente e sicuro. A tal fine, MODERN FORMS applica i seguenti principi:

  • Liceità, correttezza e trasparenza: Raccoglieremo e tratteremo i Vostri Dati Personali in modo lecito, corretto e trasparente. Tutti i dati personali sono raccolti, conservati e trattati in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 del 27 aprile 2016 (General Data Protection Regulation, GDPR) e alla normativa nazionale applicabile in materia di protezione dei dati (incluso il D.Lgs. 196/2003 e s.m.i., “Codice Privacy”).
  • Minimizzazione dei dati: Limiteremo la raccolta dei Vostri Dati Personali a quanto è adeguato, pertinente e necessario per conseguire le finalità per cui sono raccolti.
  • Limitazione della finalità: Raccogliamo i Vostri Dati Personali solo per finalità specifiche, esplicite e legittime e non li tratteremo in modo incompatibile con tali finalità.
  • Esattezza: Ci premuriamo che i Dati Personali conservati siano esatti e aggiornati.
  • Integrità e riservatezza (sicurezza dei dati): Per garantire la sicurezza e la protezione dei dati adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate, tenendo conto della natura dei Dati Personali da proteggere. Tali misure hanno lo scopo di prevenire la distruzione accidentale o illecita, la perdita, l’alterazione, la divulgazione non autorizzata o l’accesso non autorizzato ai Dati Personali.
  • Limitazione della conservazione: Conserveremo i Vostri Dati Personali per un periodo non superiore a quello necessario al perseguimento delle finalità per le quali sono trattati, salvo che la conservazione per un periodo più lungo sia richiesta dalla legge (vedi anche sezione “Per quanto tempo conserviamo i Vostri Dati Personali”).
  • Privacy by design e by default: Nel progettare nuovi processi o servizi, teniamo in considerazione la protezione dei dati fin dalla fase iniziale (privacy by design) e assicuriamo che per impostazione predefinita siano trattati solo i dati necessari (privacy by default).
  • Accountability (Responsabilizzazione): Siamo responsabili del rispetto dei principi sopra elencati e siamo in grado di dimostrarlo.

SU QUALI BASI TRATTIAMO I VOSTRI DATI PERSONALI?

Tratteremo i Vostri Dati Personali solo se e nella misura in cui sia applicabile almeno una delle seguenti basi giuridiche:

  • Consenso: Avete espresso il Vostro chiaro consenso al Trattamento dei Vostri Dati Personali per una o più finalità specifiche (ad esempio, per finalità di marketing diretto).
  • Esecuzione di un contratto: Il Trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui siete parte (ad es. un contratto di vendita) o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su Vostra richiesta.
  • Obbligo legale: Il Trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale siamo soggetti (ad es. obblighi contabili, fiscali).
  • Interessi vitali: Il Trattamento è necessario per proteggere i Vostri interessi vitali o quelli di un’altra persona fisica (scenario raro, es. emergenze).
  • Interesse pubblico o esercizio di pubblici poteri: Il Trattamento è necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui potremmo essere investiti (scenario raro per un’azienda privata).
  • Interesse legittimo: Il Trattamento è necessario per il perseguimento di un nostro legittimo interesse (ad esempio, migliorare i nostri prodotti e servizi, prevenire frodi, garantire la sicurezza IT), a condizione che su tale interesse non prevalgano i Vostri interessi o i Vostri diritti e le Vostre libertà fondamentali. L’esistenza di un tale interesse legittimo Vi sarà debitamente comunicata nell’informativa specifica relativa a quello specifico Trattamento.

PER QUALI FINALITÀ TRATTIAMO I VOSTRI DATI PERSONALI?

Tratteremo i Vostri Dati Personali esclusivamente per finalità specifiche, esplicite e legittime e non tratteremo successivamente i dati in modo incompatibile con tali finalità. Esempi di finalità del Trattamento dei Vostri Dati Personali: eseguire un ordine da Voi effettuato, dare esecuzione a un contratto di vendita, migliorare la qualità dei nostri servizi sulla base del Vostro feedback relativo alla visita su uno dei nostri siti o portali, migliorare i nostri prodotti o servizi in generale, offrire nuovi servizi o applicazioni, comunicazioni e attività di marketing, attività di profilazione ai fini di marketing, etc. La finalità di ciascun Trattamento dei Vostri Dati Personali è indicata nella specifica clausola informativa riferita a tale Trattamento. Le informazioni specifiche sulle singole clausole informative vengono fornite, ad esempio, tramite i siti web o portali, nelle applicazioni, nelle newsletter elettroniche, ecc.

MODALITÀ DEL TRATTAMENTO E SICUREZZA

I Vostri Dati Personali saranno trattati sia manualmente sia con strumenti elettronici e informatici. Adottiamo misure adeguate per garantire che il trattamento avvenga in modo sicuro e protegga i dati da accessi non autorizzati, divulgazione, alterazione o distruzione. In particolare, implementiamo misure tecniche (es. controllo degli accessi, crittografia, pseudonimizzazione quando possibile) e organizzative (es. formazione del personale, politiche interne di sicurezza dei dati) conformi alle normative di riferimento.

CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI

  • Conserveremo i Vostri Dati Personali in conformità alle leggi applicabili in materia di protezione dei dati e solo per il tempo necessario alle finalità per le quali li trattiamo, o per il tempo richiesto da obblighi legali. Ad esempio:
  • I dati relativi agli ordini e alle transazioni verranno conservati per la durata del rapporto contrattuale e successivamente per il periodo richiesto dalla legge (es. 5-10 anni per obblighi contabili/fiscali).
  • I dati raccolti con il Vostro consenso per finalità di marketing saranno conservati fino alla revoca del consenso o alla richiesta di cancellazione, fermo restando un periodo di aggiornamento periodico per verificare il perdurare dell’interesse (ad esempio, verifichiamo periodicamente se desiderate continuare a ricevere comunicazioni).
  • I criteri specifici di conservazione possono essere indicati nelle informative specifiche per singoli servizi.
  • Quando i Vostri Dati Personali non saranno più necessari per le finalità indicate, o alla scadenza dei termini legali di conservazione, saranno cancellati in modo sicuro o resi anonimi irreversibilmente.

I VOSTRI DIRITTI IN MATERIA DI DATI PERSONALI

  • Avete diversi diritti riguardo ai Vostri Dati Personali. In particolare avete il diritto di:
  • Accedere ai Vostri Dati Personali in nostro possesso (diritto di accesso) – potete chiederci conferma se stiamo trattando i Vostri dati e, in tal caso, richiedere una copia dei dati e le informazioni sul Trattamento.
  • Rettificare i dati inesatti o incompleti (diritto di rettifica) – se notate che qualche Vostro dato è errato o obsoleto, Vi preghiamo di informarci affinché possiamo correggerlo.
  • Cancellare i Vostri Dati Personali (diritto all’oblio) – potete chiederci di cancellare i Vostri dati nei casi previsti dall’art. 17 GDPR (ad esempio se i dati non sono più necessari rispetto alle finalità, se revocate il consenso e non vi è altro fondamento giuridico per il Trattamento, se ritenete che i dati siano trattati illecitamente, ecc.). Si noti che non sempre potremo soddisfare la richiesta di cancellazione, ad esempio se la legge ci impone di conservare alcuni dati (es. fatture) o se i dati ci servono per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.
  • Limitare il Trattamento (diritto di limitazione) – potete richiedere la limitazione temporanea del Trattamento in determinate circostanze (ad esempio se contestate l’esattezza dei dati, per il tempo necessario a verificarli; o se il Trattamento è illecito ma Vi opponete alla cancellazione chiedendo invece la limitazione).
  • OpporVi al Trattamento (diritto di opposizione) – avete il diritto di opporVi in qualsiasi momento, per motivi legati alla Vostra situazione particolare, al Trattamento dei dati effettuato sulla base del nostro legittimo interesse. In tal caso, ci asterremo dal trattare ulteriormente i dati, salvo che dimostriamo l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere (che prevalgano sui Vostri interessi, diritti e libertà) oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
  • Portabilità dei dati – nei casi previsti dall’art. 20 GDPR (Trattamento basato su consenso o contratto, effettuato con mezzi automatizzati), avete il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che ci avete fornito, e avete il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare senza impedimenti da parte nostra. Potete anche chiederci, se tecnicamente fattibile, di trasmettere i dati personali direttamente ad un altro titolare da Voi indicato.
  • Per esercitare i Vostri diritti, potete contattarci in qualsiasi momento tramite il Punto di Contatto per la Protezione dei Dati (vedi sezione precedente per i contatti). Vi risponderemo senza ingiustificato ritardo, e comunque entro i termini di legge (di regola entro 30 giorni, prorogabili se necessario in base alla complessità della richiesta).

DIRITTO DI REVOCARE IL CONSENSO

Se il Trattamento di determinati dati personali si basa sul Vostro consenso, avete il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del Trattamento basata sul consenso prima della revoca. Potete revocare il consenso contattandoci attraverso il Punto di Contatto per la Protezione dei Dati o seguendo le istruzioni eventualmente previste (ad es. link di disiscrizione nelle email di marketing).

DIRITTO DI RECLAMO

Ricordiamo inoltre che avete il diritto di proporre reclamo riguardo al Trattamento dei Vostri Dati Personali da parte di MODERN FORMS Sp. z o.o. all’autorità di controllo competente. Essendo MODERN FORMS una società polacca, l’autorità capofila è in Polonia (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych – Presidente dell’Ufficio per la Protezione dei Dati Personali). In base al GDPR, in qualità di interessati residenti in Italia, potrete rivolgervi anche all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali italiana (Piazza di Monte Citorio, 121 – 00186 Roma, www.garanteprivacy.it), che coopererà eventualmente con l’autorità polacca nel gestire il reclamo.

INFORMAZIONI LEGALI

I requisiti della presente Politica integrano – e non sostituiscono – eventuali altri obblighi previsti dalla normativa sulla protezione dei dati personali. In caso di conflitto tra il contenuto di questa Politica e le disposizioni di legge in materia di protezione dei dati, prevalgono queste ultime. MODERN FORMS Sp. z o.o. può modificare la presente Politica in qualsiasi momento, ad esempio per adeguarla a cambiamenti normativi, decisioni delle autorità, o per migliorare i nostri servizi. Eventuali modifiche Vi saranno comunicate pubblicando la nuova versione della Politica sul sito web www.modernforms.it  (e sulle versioni locali del sito, se applicabile). Vi invitiamo a consultare periodicamente la Politica per rimanere aggiornati.

DEFINIZIONI

  • Dati Personali: qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile. Una persona identificabile è colei che può essere identificata, direttamente o indirettamente, in particolare mediante riferimento a un identificativo come nome, numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, identificativo online, oppure a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale.
  • Trattamento: qualsiasi operazione o insieme di operazioni compiute su Dati Personali, con o senza l’ausilio di processi automatizzati, come raccolta, registrazione, organizzazione, strutturazione, conservazione, adattamento o modifica, estrazione, consultazione, uso, comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, raffronto o interconnessione, limitazione, cancellazione o distruzione.
  • Titolare del Trattamento: la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del Trattamento di Dati Personali. Salvo diversa indicazione, il Titolare dei Vostri Dati Personali è MODERN FORMS Sp. z o.o., con sede in Dobrzechów 446b, 38-100 Strzyżów, Polonia.
  • Responsabile del Trattamento: la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta Dati Personali per conto del Titolare. MODERN FORMS può avvalersi di soggetti terzi, accuratamente selezionati, in qualità di Responsabili del Trattamento (ad es. fornitori di servizi IT, spedizionieri, provider di pagamenti), che agiscono sulla base di un contratto e secondo istruzioni documentate che garantiscono la protezione dei dati.
  • Punto di Contatto per la Protezione dei Dati: persona o unità designata da MODERN FORMS per fungere da riferimento per gli interessati in materia di privacy. Attualmente, contattabile all’indirizzo iod@modernforms.pl.